Was passiert mit eingegebenen Meldungen?

Anonymisierung und De-Identifikation

Eingehende Fallberichte werden im ersten Schritt in einem zwei-stufigen, asynchronen Verfahren ("4-Augen-Prinzip") von pasis-Mitarbeitern anonymisiert und de-identifiziert. Nur ein autorisierter Analyse-Experte kann die Meldungen auslesen. Ebenso werden nur de-identifizierte und anonymisierte Daten für das Analyse-Team und die lesbaren Berichtsteile für die pasis-Benutzer zur Verfügung gestellt.

Im Anonymisierungsverfahren wird unter anderem folgender Inhalt anonymisiert und de-identifiziert:

Name beteiligter Personen
Geschlecht beteiligter Personen
Alter beteiligter Personen
Namen beteiligter Institutionen / Organisationen
Ort und Zeit / Datum des gemeldeten Ereignisses
Identifizierende Diagnosen
Laborwerte und Vitalparameter

Bei sehr kritischen Fallberichten wird der Fallbericht eventuell zeitlich versetzt freigeschaltet, einzelne Teilaspekte in verschiedene Fallberichte aufgetrennt oder unter Umständen aus dem System entfernt.
Die Anonymisierung und der Schutz aller Beteiligten hat stets absolute Priorität!

Welche Daten werden gespeichert?

Nach der Anonymisierung werden die Original-Fallberichte unwiderruflich aus der Datenbank gelöscht. Lediglich die anonymisierten Daten, die Fallnummer und der Fallcode bleiben nach der Löschung des Originals erhalten.

Die Fallberichte werden nicht auf einer lokalen Festplatte in Tübingen gespeichert, sondern in einer Datenbank auf einem externen Server. Dieser befindet sich in einem Hochsicherheitstrakt eines professionellen Internet-Anbieters. Diebstahl oder unberechtigte Zugriffe auf die Daten sind damit praktisch unmöglich.

Die gespeicherten Daten enthalten keine Informationen, die Rückschlüsse auf die Berichtenden zulassen. Es werden keine IPs, also keine Computer- oder Internetzugangsdaten gespeichert. Alle Daten werden über eine sichere SSL-Verbindung an das pasis-System übermittelt. Somit ist es nicht möglich, den Fallbericht während der Eingabe oder der Datenübermittlung "abzufangen". Eine Begutachtung durch unabhängige Datenschützer bestätigt pasis den hohen Schutz.

Analyse der Fallberichte

Anonymisierte Fallberichte werden im nächsten Schritt nach standardisierten Frameworks analysiert.

1. Verschlagwortung

Der Fallbericht wird nach medizinischen Gesichtspunkten themenspezifisch verschlagwortet.

2. Risikoindex

Das Produkt aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Gefahrenpotenzial ergibt den Risikoindex für den anonymisierten Fallbericht. Dieser wird ermittelt und ist im Fallbericht grafisch hinterlegt.

3. Beitragende Faktoren (Contributing Factors)

pasis Icon Ausrufezeichen
pasis verwendet das von Charles Vincent veröffentlichte System für die Klassifikation der beitragenden Faktoren („contributing factor framework“), welches auch bei der britischen National Patient Safety Agency (NPSA) angewandt wird.

Beitragende Faktoren sind Umstände und Ereignisse, welche nicht notwendigerweise ursächlich für das Ereignis waren, welche aber einen Einfluss darauf gehabt haben. Ursachen sind Dinge, ohne die das Ereignis nicht eingetreten wäre („conditio sine qua non“).

Beitragende Faktoren machen das Ereignis wahrscheinlicher, beschleunigen den Verlauf, machen es schlimmer, erschweren die Erkennung etc. (negativ beitragende Faktoren). Beitragende Faktoren können sich aber auch positiv auf das Ereignis auswirken und damit zur Abschwächung der Folgen führen (positiv beitragende Faktoren).

Das System, welches bei pasis zur Anwendung kommt (nach Vincent) ist wie unten dargestellt aufgebaut. Zu jedem Überbegriff der beitragenden Faktoren gibt es gegebenenfalls eine weitere Detaillierung. Das pasis-Team erläutert in einem Freitextfeld, in welcher Art und Weise der betreffende Faktor im Fallbericht eine Rolle gespielt hat.
Überbegriff, Detaillierung und Freitext sind im Fallbericht als Analyseeinheit hinterlegt.

Beitragende Faktoren nach C. Vincent (NPSA)

Patient
Organisation
Aufgabe / Maßnahmen
Kommunikation

Arbeitsumgebung
Ausrüstung / Geräte / Material
Team und soziale Faktoren
Ausbildung

4. CRM Konzept

Die Patientensicherheit wird durch die Handlungssicherheit des medizinischen Teams bestimmt. Fehler in der Medizin gehören zu den zehn häufigsten Todesursachen von stationär aufgenommenen Patienten. In etwa 60-70% der Ursachen für diese Fehler liegen im Bereich der sogenannten "Human Factors". Die CRM-Konzepte wurden in der Luftfahrt entwickelt, um eben diese Fehlerrate deutlich zu senken.

CRM (Crisis Resource Management) wurde von Gaba und Howard aus Stanford erstmals in Form des "Anesthesia Crisis Resource Management" (ACRM) in die Medizin eingeführt. ACRM ist aus bewährten Schulungskonzepten der Luft- und Raumfahrt abgeleitet und an die speziellen Belange der Medizin adaptiert.

Es wird angenommen, dass bei konsequenter Umsetzung der CRM-Leitsätze, die überwiegende Mehrzahl der Fehler oder Zwischenfälle, deren Ursachen im Bereich Human Factors liegen (bis zu 70%) vermieden, oder zumindest in der Auswirkung abgeschwächt werden kann.

Crisis Resource Management = allgemeines Management (und Prävention) von Zwischenfällen
CRM-Fähigkeiten sind generischer Natur und damit weder diagnose- noch fachspezifisch. Sie können auf nahezu alle schwierigen medizinischen Situationen angewandt werden. Methoden des CRM können unter Routinebedingungen angewandt ebenso zur primären Vermeidung von Zwischenfällen beitragen.

Crisis: Im deutschen medizinischen Sprachgebrauch ist dies am ehesten mit Notfall, Zwischenfall oder Komplikation zu übersetzen.
Resource: Ressourcen sind alle Personen, Geräte und Verfahren, die zum Schutz und Wohl des Patienten eingesetzt werden können. Dabei ist die eigene (!) Person ebenso wichtig wie alle Teammitglieder. In diesem Sinne geht CRM über das reine Team-Management hinaus und beinhaltet auch zahlreiche individuell-kognitive Elemente.
Management: Das Management dieser Ressourcen auf hoher kognitiver Ebene unter den Bedingungen eines Zwischen- oder Notfalles wird dann als CRM bezeichnet.

Die zutreffenden CRM-Leitlinien werden analog zu den "Contributing Factors" des NPSA-Frameworks als Analyseeinheiten an den Fallbericht angehängt.
Auch hier gibt es gegebenenfalls weitere beschreibende Ergänzungen im Freitextformat.

Präventive Maßnahmen

Im Anschluss an die Analyse der Fallberichte werden geeignete Maßnahmen zur zukünftigen Vermeidung kritischer Ereignisse getroffen. Die Maßnahmenfindung wird hierbei durch das pasis-Expertenteam unterstützt. Die pasis-Beauftragten registrierter Organisationen erhalten Tipps und Vorschläge zur Prävention.
Oftmals muss das Rad hier nicht neu erfunden werden. Es gibt zahlreiche funktionierende Maßnahmen, die sich in der Praxis bereits bewährt haben. Finden sich passende Maßnahmen zur Prävention, werden diese durch das pasis-Team im Fallbericht vorgeschlagen.

Die praktische Umsetzung der Maßnahmen kann mit Hilfe des pasis-Systems protokolliert werden. Hierbei unterstützt das System die Umsetzung nach dem PDCA-Zyklus, welcher sich in der Industrie seit Jahren als Referenzmodell für kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVP) etabliert hat.

Freischalten der Fallinhalte

In pasis werden Inhalte der Fallberichte stets einer möglichst großen Leserschaft in anonymisierter Form zur Verfügung gestellt.
Ziel von pasis ist, durch den Austausch von Fallberichten und Maßnahmen ein Lernen auf institutionsübergreifender Ebene zu ermöglichen.

Dennoch werden besonders kritische Ereignisse nicht immer für die gesamte Öffentlichkeit freigeschaltet, sondern bleiben unter Umständen nur innerhalb der eigenen Organisation lesbar.